Datenschutz

Datenschutz ist für die Hochschule München (HM) ein großes Anliegen und ihre gesetzliche Verpflichtung. Um die Sicherheit persönlicher Daten angemessen bei der Übertragung zu schützen, verwendet die HM, orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

Verantwortlicher

Hochschule für angewandte Wissenschaften München

Lothstr. 34

80335 München

Tel.: +49 89 12 65 - 0

Fax: +49 89 12 65 - 3000

E-Mail: promotionszentren@hm.edu

Internet: www.hm.edu

Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Martin Leitner gesetzlich vertreten.

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Hochschule München ist per E-Mail unter der Adresse datenschutzbeauftragter@hm.edu und telefonisch unter +49 89 6080 7600 erreichbar.

Allgemeine Informationen

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung vom Gesetzgebenden zugewiesenen öffentlichen Aufgaben der Hochschule München.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung persönlicher Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) im Rahmen der Öffnungsklausel des Art. 6 Abs. 2-3 i.V.m. Abs. 1 UAbs. 1 lit e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es der HM erlaubt, die zur Erfüllung einer der Hochschule obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Soweit in eine Verarbeitung eingewilligt wurde, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit a DSGVO.

Empfänger:innen oder Kategorien von Empfänger:innen der personenbezogenen Daten

IT-Dienstleister:innen der HM können im Rahmen der mit der HM abgeschlossenen Verträge zur Auftragsverarbeitung EmpfängerInnen personenbezogener Daten sein.

Sämtliche Inhalte des zentralen Internetangebots der HM werden auf Servern der Hochschule München und des Leibniz-Rechenzentrums (LRZ), Boltzmannstraße 1, 85748 Garching betrieben, gepflegt und zur Verfügung gestellt.

Gegebenenfalls werden Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Personalisierte Administrations- und Redaktionszugänge zur HM-Webseite werden nach Ausscheiden der betreffenden Person in der Verarbeitung beschränkt und ein Jahr nach Abschluss des Jahres zum Zeitpunkt des Ausscheidens gelöscht.

Protokolldateien werden als personenbezogene Daten im Regelfall höchstens 7 Tage aufbewahrt.

Datenverarbeitung im Rahmen der Verwaltung den Promotionsvorhaben in den Promotionszentren der HM

Wir, die Hochschule München (nachfolgend auch „Hochschule“, „wir“ oder „uns“) informieren Sie nachfolgend darüber, zu welchen Zwecken und aufgrund welcher Rechtsgrundlage und für wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten zu den hier genannten Zwecken verarbeiten, wenn Sie sich um eine Promovierendenstelle bewerben und oder Ihr Promotionsvorhaben angenommen wurde. Welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen, können Sie unter dem nachfolgenden Link nachlesen: https://hm.edu/datenschutz/

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, unsere Datenschutzhinweise zu lesen, da sie wichtige Informationen darüber enthalten, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.

Inhalt dieser Hinweise

Sofern wir im Text den Begriff „Daten“ verwenden, sind ausschließlich personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO gemeint.

Verwaltung von Promotionsvorhaben

Wenn Sie bei einem unserer Promotionszentren eine Promotion anmelden, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns im Rahmen des Registrierungsprozesses in unserem Promovierendenportal „docDaten“, überlassen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Promotionsbewerbung. Wir erheben Informationen die erforderlich sind, damit wir eine Entscheidung darüber treffen können, ob wir Ihr Promotionsvorhaben bei uns annehmen. Im Wesentlichen handelt es sich um die nachfolgenden Kategorien von Informationen:

• Angaben zur Person (Persönliche Informationen);
• Kontaktdaten;
• Angaben zur Qualifikation, inkl. Zeugnisse;
• Angaben zur Promotion, inkl. Dissertation, Gutachten und Publikation.

Die konkreten Datenarten, die wir im Zusammenhang mit der Promotionsbewerbung verarbeiten, entnehmen Sie bitte dem Formular im Portal. Die im Formular als Pflichtangaben abgefragten Informationen (Pflichtangaben) sind als solche mit einem Stern (*) kenntlich gemacht. Ohne die Angabe der Pflichtangaben ist eine Promotionsbewerbung nicht möglich.

Alle anderen abgefragten Informationen sind freiwillige Angaben. Wir fragen sie ab, um Ihnen spezielle Unterstützungsangebote, wie bspw. Kinderbetreuung, anbieten zu können.

Nachdem ihr Promotionsvorhaben von uns angenommen wurde, verarbeiten wir die im Rahmen der Promotionsbewerbung überlassenen Informationen im Rahmen der Verwaltung Ihrer Promotion in der Promovierendenakte.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten, um die eingereichten Promotionsvorhaben im Rahmen der Entscheidung über die Annahme sowie nach Annahme effektiv verwalten zu können.

Wir verarbeiten die im Rahmen der Promotionsbewerbungen überlassenen Pflichtdaten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit (i.V.m.) Art. 97 Abs. 4, Art. 87 Abs. 3 BayHIG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e), Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der Rahmenpromotionsordnung der Hochschule für angewandte Wissenschaften München. Die freiwilligen Angaben verarbeiten wir auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a), Art. 7 und Art. 4 Nr. 11 DSGVO.

Empfänger

Die technische Bereitstellung unseres Promovierendenportals erfolgt auf unseren eigenen und von uns betriebenen Servern. Eine Offenlegung Ihrer Daten an weitere Empfänger findet nicht statt.

Verwaltung von Nutzerkonten

Damit Sie das von uns eingesetzte Promovierendenportal verwenden können, müssen Sie sich registrieren und ein Nutzerkonto anlegen.

Im Zusammenhang mit der Registrierung und Bereitstellung eines Nutzerkontos verarbeiten wir den Benutzernamen, die E-Mailadresse und ein selbstgewähltes Passwort. Das Passwort verarbeiten wir ausschließlich in einer gehaschten Form.

Die Registrierung ist stets an die Absicht ein Promotionsvorhaben einzureichen gebunden. Das bedeutet, dass im Zusammenhang mit Ihrer Promotionsbewerbung die Registrierung in unserem Portal erfolgt.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Registrierung in unserem Portal erfolgt freiwillig auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a), Art. 4 Ziffer 11 i.V.m. Art. 7 Abs. 4 DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer Daten in Zusammenhang mit der Bereitstellung eines Nutzerkontos in unserem Portal erfolgt im Rahmen unseres Interesses die relevanten Informationen über Personen, die bei uns promovieren effizient, effektiv und datensparsam verwalten zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e), Absatz 2 und 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG in Verbindung mit den entsprechenden Normen in den einschlägigen Spezialgesetzen, insb. im Gesetz über die Digitalisierung im Freistaat Bayern.

Empfänger

Ihre Daten werden nur, wie oben beschrieben, ausschließlich auf unseren Servern verarbeitet. Eine Offenlegung Ihrer Daten an weitere Empfänger oder eine Übermittlung an ein Drittland, d.h. ein Land außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO oder eine internationale Organisation, erfolgt nicht.

Aufbewahrung und Löschung

Sofern Ihre Promotionsbewerbung ohne Erfolg geblieben ist, und wir Ihr Promotionsvorhaben nicht angenommen haben, löschen wir Ihre Promotionsbewerbungsunterlagen nach Ablauf der Frist, während der Sie einen Rechtsbehelf gegen unsere Entscheidung einlegen können, in der Regel also nach Ablauf von einem Monat nach Zugang der Entscheidung.

Sofern wir Ihr Promotionsvorhaben angenommen haben, verarbeiten wir Ihre Daten nach Abschluss Ihrer Promotion nur solange dies für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, notwendig ist. Das ist in der Regel der Ablauf des Wintersemesters, das auf das Kalenderjahr folgt, indem die Publikation einschließlich Ablieferung von Pflichtexemplaren der Dissertation bei den Bibliotheken erfolgt.

Ihr Nutzerkonto in unserem Portal wird gelöscht, sofern Sie Beschäftigte des Promotionszentrums sind, mit Ihrem Ausscheiden aus Ihrer Funktion, spätestens mit Ihrem Ausscheiden aus der Hochschule. Sofern Sie sich ein Nutzerkonto im Rahmen einer Promotionsbewerbung eingerichtet haben, nachdem wir die darin verarbeitetet Daten nicht mehr benötigen für die Zwecke, für die sie erhoben wurden. Das bedeutet, dass wir Nutzerkonten löschen, nach Ablauf der vorgenannten Fristen.

Erstellung von Promotionsstatistiken

Zur Berichterstattung gegenüber Staatsministerien und Öffentlichkeit verwenden wir einen Teil der in unserem Portal verarbeiteten Daten ausschließlich ohne Personenbezug in anonymisierter Form. Dabei werden die Daten so behandeln, dass kein Rückschluss auf eine konkrete Person möglich ist.

Zu anonymisierten Statistikzwecken insb. im Rahmen der Erfüllung unserer Verpflichtungen nach dem Hochschulstatistikgesetz werden ausschließlich die gesetzlich vorgeschriebenen Daten verarbeitet. Gegenwärtig sind es die nachfolgenden Informationen: Geschlecht; Geburtsmonat und -jahr; Staatsangehörigkeit, weitere Staatsangehörigkeit; Land, Kreis und Jahr des Erwerbs sowie Art der Hochschulzugangsberechtigung; bei Erwerb der Hochschulzugangsberechtigung außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat des Erwerbs; Bezeichnung der Hochschule sowie Semester und Jahr der Ersteinschreibung für ein Studium; bei Ersteinschreibung an einer Hochschule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der Hochschule; Art, Fach, Semester, Monat und Jahr des bereits abgelegten Prüfungsabschlusses sowie Prüfungserfolg und Gesamtnote abgelegter Prüfungen; Hochschule, an der der vorherige Abschluss erworben wurde; bei Erwerb des vorherigen Abschlusses außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat, in dem der vorherige Abschluss erworben wurde; Bezeichnung der Hochschule, an der promoviert wird; Art der Promotion; Promotionsfach; Art der Registrierung als Promovierender; Immatrikulation als Promotionsstudierende oder Promotionsstudierender; Monat und Jahr des Promotionsbeginns und der Beendigung des Promotionsverfahrens; Teilnahme an einem strukturierten Promotionsprogramm; Beschäftigungsverhältnis an der Hochschule; Art der Dissertation.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Normen des Hochschulstatistikgesetzes (HStatG) sowie des Gesetz über die Statistik für Bundeszwecke (BStatG). Die Auskunftspflicht für die Hochschule ergibt sich aus § 10 Absatz 1 HStatG in Verbindung mit § 15 BStatG. Nach § 10 Absatz 2 HStatG sind die Leitungen der in § 2 Nummer 1 HStatG genannten Einrichtungen auskunftspflichtig. Nach § 10 Absatz 4 HStatG sind die Auskünfte aus den Unterlagen dieser Einrichtungen zu erteilen. Die zu verarbeitenden Daten ergeben sich gegenwärtig aus § 5 Abs. 2 HStatG.

Weitere Informationen

Bei Fragen zur Verarbeitung von Ihren Daten wenden Sie sich vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen unter datenschutzbeauftragter@hm.edu. Bei Fragen zur Verwaltung von Promotionsvorhaben wenden Sie sich bitte an promotionszentren@hm.edu.

Letzte Aktualisierung: 23. April 2024

Fotoaufnahmen

Im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen, auf denen Gäste gegebenenfalls erkennbar sind. Rechtsgrundlagen für die Aufnahme von Personenfotografien ist die Befugnisnorm des Art. 4 Abs. 1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) und für entsprechende Bildveröffentlichungen die Befugnisnorm des Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG. Hierbei wägt die Hochschule München ihre Interesse an der Veröffentlichung zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit mit dem Grundrecht der darstellten Personen auf informationelle Selbstbestimmung ab. Liegt nach dem Ermessen der Hochschule ein berechtigtes schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Veröffentlichung vor, so werden entsprechende Personenfotos nicht veröffentlicht. Der Aufnahme und/oder einer Veröffentlichung kann jederzeit widersprochen werden.

Für einen Widerspruch stehen die unten genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

Kommunikation

Mitgeteilte Anliegen oder eine Meinung per E-Mail, Post, Telefon, Fax oder Social Media und die darin gemachten Angaben werden zum Zweck der Bearbeitung des Anliegens sowie für mögliche Anschlussfragen und zum Meinungsaustausch verarbeitet.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen folgende Rechte zu:

• Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
• Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).
• Betroffenen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht (Art. 22 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Hochschule München zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.

Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Postanschrift:
Postfach 22 12 19
80502 Müchen

Adresse:
Wagmüllerstraße 18
80538 München

Tel.: +49 89 212672 - 0
Fax: +49 89 212672 - 50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung

Die Hochschule München behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen (datenschutzbeauftragter@hm.edu) wenden oder auch eine E-Mail schreiben an: promotionszentren@hm.edu.

Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs.1a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs.1c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs.1b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhätnissen mit Ihnen erforderlich ist.